概要
カードの[期限]は、ETCカードや給油カード、カスタムカテゴリのカードの有効期限を管理し、更新手続きや廃止の手続き漏れを防ぐための機能です。カードの有効期限を登録すると、自動的に月末日を満了日とした期限管理レコードが作成され、事前に期限を把握できるようになります。
対応が完了した際には、一覧画面からステータスを「対応済み」に変更することで進捗を管理でき、その際に対象カードの利用状況を自動で「利用終了」にすることも可能です。また、対応期限が近づくと関係者へメールで通知するリマインダー機能も備えています。
仕様
絞り込み条件について
以下の項目で絞り込みを行い、管理したい情報を効率よく確認することができます。
- 期間満了日（カレンダーで設定）
- 対応ステータス（未対応／対応済み）
- カード名
- カード番号
- 拠点名
- 車両名
- 登録番号
- 運転者
- フィルター
※フィルターのうち、以下の2つのグループにチェックが入っている場合、それぞれの条件を満たす情報が表示されます。（AND条件での絞り込み）- ① 残り日数（期限切れ、残り30日未満、残り30日以上）
- ② カードカテゴリ（ETCカード、給油カード、カスタムカテゴリ）
期限の更新タイミングについて
カードの期限管理は、カードマスタの編集内容（有効期限の変更や利用状況の変更）と連動して、システムが自動でステータスを更新・処理します。
① 有効期限を変更・更新した場合（カードの更新）
- 新しい期限に変更した場合（日付変更）： 古い期限のレコードはシステムにより自動で「対応済み」に移行します。同時に、新期限日で新しい未対応のデータが自動作成されます。
- 「有効期限あり」から「有効期限なし」に変更した場合： まだ迎えていない未来の期限のデータが自動でシステムから削除されます。
② 一覧画面から手動で「対応済み」にした場合（カードの廃止・利用終了）
［期限］一覧画面のアクションから、ステータスを「未対応」→「対応済み」に変更すると、カードの利用状況も自動的に「利用終了」へ切り替わります。
- この操作の際には、確認画面で「利用終了理由（期限切れ／破損・故障／紛失・盗難／契約終了・解約／不要／その他）」のプルダウン選択が必要です。
- ステータスを「未対応」に戻した場合の挙動： 間違えて「対応済み」にしてしまい、一覧から「未対応」に戻した場合でも、カードの利用状況は「利用終了」のまま維持されます（自動では戻りません）。カードの利用を再開したい場合は、[カードマスタ詳細の編集] 画面から手動で利用状況を「使用中」や「未使用」に戻してください。
③ 「利用終了」から「使用中」「未使用」に戻した場合（カードの再開）
一度「利用終了」になったカードを、カードマスタ側で再び「使用中」や「未使用」に変更した場合、設定されている有効期限を元に、未対応のデータが自動で再作成されます。
操作手順
↓下記のタブを切り替えて各操作方法を確認しましょう。
対応が完了したらステータスを「完了」に変更しましょう。
- 左側メニュー［期限］をクリックします。
- ［カード］タブをクリックします。
- 「未対応」の中から、必要に応じて、フィルターで対象を絞り込みます。
- 対応が完了した項目の行の一番右にある［対応済みに設定］をクリックします。
- 確認画面が表示されるため、［利用終了理由］を選択し、［設定］をクリックします。
- 対象項目が「対応済み」に移動したことを確認します。
以上、操作を完了しました。
誤って対応済みにしたものがあればステータスを「未対応」に戻すことができます。
注意
「未対応」に戻した場合でも、カードの利用状況は「利用終了」のまま維持されます（自動では戻りません）。
カードの利用を再開したい場合は、[カードマスタ詳細の編集] 画面から手動で利用状況を「使用中」や「未使用」に戻してください。
- 左側メニュー［期限］をクリックします。
- 「対応済み」の中から、必要に応じて、フィルターで対象を絞り込みます。
- 未対応に戻したい項目の行の一番右にある［未対応に戻す］をクリックします。
- 確認画面が表示されるため、問題なければ［設定］をクリックします。
- 対象項目が「未対応」に移動したことを確認します。
以上、操作を完了しました。