マイカー通勤の対象者に書類の提出依頼をし、書類を登録してもらう

概要

マイカー通勤を適切に管理するために、必要な書類が不足している場合や有効期限が切れている場合は、管理担当者から対象ユーザーへ書類の提出依頼メールを送信できます。提出依頼を送信すると、運転者にメールが届き、メール内のリンクから書類をアップロードできます。
 

送信から登録までの流れ

1. 【ユーザー（マスタ）】が［提出依頼］をクリックします。
2. 【運転者（マスタ）】に、書類の提出依頼メールが送信されます。
3. 【運転者（マスタ）】は、メール内のリンクから書類をアップロードします。
4. アップロードされた書類がサービス画面に登録されます。
5. 書類のステータスが「登録済み」になると、連動してマイカー通勤のステータスが更新されます。

操作手順

ユーザー（マスタ）は、提出依頼メールを送信する

1. 運転者に提出依頼を送信するにはメールアドレスが必要です。［運転者（マスタ）］から登録してください。
2. マイカー通勤管理一覧 画面のアクション［︙］の［提出依頼］をクリックし、次の画面で［送信］を押したタイミングで、メールが送信されます。

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運転者（マスタ）は、提出依頼メールから書類を登録する

1. メールの内容を確認して、登録が必要な書類を確認してください。
2. メール内の「書類登録はこちら」のリンクをタップすると、ログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
   • 過去にログイン済みでログイン情報が保持されている期間は、ログイン画面は表示されず、そのまま書類登録画面が表示されます。
   • パスワードを設定した記憶がない・パスワードを忘れたときは、パスワードの再発行手順を実施してください。
3. 書類を登録してください。
   
   

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↓下記のタブを切り替えて各操作方法を確認しましょう。

運転者のアカウント登録メール提出依頼メール書類登録

• ユーザー（マスタ）が、運転者情報にメールアドレスを追加し、保存したタイミングで送信されるメールです。
• マイカー通勤の「提出依頼」時にログインする必要があるためパスワードを設定してください。
• パスワード設定の有効期限が過ぎている場合は、提出依頼メール内の「書類登録はこちら」のリンクをタップして、パスワードの再発行手順を実施してください。

項目	説明
配信名	SmartDrive Box
配信メールアドレス	noreply@smartdrive-box.com
件名	SmartDrive Box アカウント登録のお知らせ
本文	アカウント登録のお知らせ 山田 太郎様のアカウントが作成されました。 登録メールアドレス：sample@test.com 次のボタン(リンク)をクリックし、パスワードの初期設定にお進みください。 [パスワードを設定する] ※このメールに心当たりが無い場合はメールを破棄してください。 ※リンクの有効期限は5日間です。

• メール内の【不備内容】に記載されている書類をご確認のうえ、提出をお願いいたします。
• メール内の「書類登録はこちら」リンクは、PC・スマートフォンいずれからもアクセス可能です。ただし、写真のアップロードが簡単に行えるという観点からは、スマートフォンでの操作を推奨しております。

項目	説明
配信名	SmartDrive Box
配信メールアドレス	noreply@smartdrive-box.com
件名	【マイカー通勤書類に不備があります】SmartDrive Box提出依頼アラート
本文	山田太郎 さん 以下マイカー通勤書類に不備があります。 至急確認をして提出をお願いします。 【対象車両】 ・登録番号：{登録番号} 【不備内容】 ・車検証　：書類が提出されていない、車検の有効期限が切れている ・任意保険：書類が提出されていない、保険の満了日が切れている ・自賠責保険：書類が提出されていない、保険の満了日が切れている、保険の内容が適切でない ・運転免許証：書類が提出されていない、免許の有効期限が切れている ・マイカー通勤申請書：書類が提出されていない ・マイカー通勤誓約書：書類が提出されていない ・通勤経路図：書類が提出されていない 書類登録はこちら https://driver.smartdrive-box.com/document-registration ■ご注意事項 ※本メールはシステムより自動送信しています。こちらのメールに返信することはできません。 ※本メールに心当たりがない方は、本メールを破棄してください。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー サービス名：SmartDrive Box ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

1. ［マイカー］タブをタップします。
2. メール内の【不備内容】に記載されている書類をアップロードし、最後に［書類を登録］タップします。