概要
[期限]は、車検や法定点検、リース・保険契約、免許証の更新など、さまざまな契約や対応事項の期限を管理し、対応漏れを防ぐための機能です。
書類をアップロードすると、記載された「期限情報」を自動で抽出し、たとえばリース満了日や車検満了日などを事前に把握できるようになります。対応が完了した際には、手動でステータスを変更することで進捗を管理できます。また、対応期限が近づくとメールで通知するリマインダー機能も備えています。
仕様
絞り込み条件について
以下の項目で絞り込みを行い、管理したい情報を効率よく確認することができます。
- 期間満了日（カレンダーで設定）
- 対応ステータス（未対応／対応済み）
- 車両名
- 登録番号
- 運転者
- 拠点名
- 取引先
- フィルター
※フィルターのうち、以下の2つのグループにチェックが入っている場合、それぞれの条件を満たす情報のみ表示されます。（AND条件での絞り込み）
① 残り日数（期限切れ、残り30日未満、残り30日以上）
② カテゴリ（リース、任意保険、自賠責保険、車検、法定点検、スケジュール点検、免許、駐車場）
期限の更新タイミングについて
1. 通常の更新（表の青文字が対象）
既存の書類とカテゴリ・登録番号・運転者のいずれかの組み合わせが一致する、新しい期限の書類データが「登録済み」になると、システム処理により古い期限のデータは「対応済み」に移行します。
同時に、新しい期限が設定されます。
2. 「車検」の特別処理（表の赤文字が対象）
「車検」書類は、外部システムと連携しており、以下のタイミングでも自動更新されます。
-
- 期限の1か月前
- 21日前
- 14日前
- 10日前
- 7日前から0日前まで毎日
- 期限の1日後
- 車検満了日から2日以上経過して車検を完了した場合
上記、自動更新の対象外になります。その場合は、以下のいずれかの操作を行ってください。- ［期限］画面で、該当車両の行にある［完了に設定］をクリックする
- 新しい期限の書類をアップロードする
| カテゴリ | 書類種別 | |
|---|---|---|
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データ抽出対象
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書類のみ保存
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| リース | 契約書、請求書、メンテナンスカード、支払予定表 | その他 |
| 保険 | 請求書、任意保険証券・明細書、自賠責保険証明書 | その他 |
| 車検 | 請求書、車検証 | その他 |
| 点検・整備 | 点検整備記録、請求書 | その他 |
| 駐車場 | 契約書、請求書 | その他 |
| 給油 | 請求書、領収書 ※csv形式の請求書も対応 |
その他 |
| ETC | 請求書、領収書、ETCセットアップ証明書 ※csv形式の請求書も対応 |
その他 |
| 修理 | 請求書、点検整備記録 | その他 |
| レンタカー | 請求書 | その他 |
| 免許 | 運転免許証 | |
| 私有車 | 車検証、任意保険証券・明細書、自賠責保険証明書 | マイカー通勤申請書、マイカー通勤誓約書、通勤経路図 |
| その他 | その他 | |
操作手順
↓下記のタブを切り替えて各操作方法を確認しましょう。
対応が完了したらステータスを「完了」に変更しましょう。
- 左側メニュー［期限］をクリックします。
- 「未対応」の中から、必要に応じて、フィルターで対象を絞り込みます。
- 対応が完了した項目の行の一番右にある［完了に設定］をクリックします。
- 確認画面が表示されるため、問題なければ［設定］をクリックします。
- 対象項目が「対応済み」に移動したことを確認します。
以上、操作を完了しました。
誤って対応済みにしたものがあればステータスを「未対応」に戻すことができます。
- 左側メニュー［期限］をクリックします。
- 「対応済み」の中から、必要に応じて、フィルターで対象を絞り込みます。
- 未対応に戻したい項目の行の一番右にある［未対応に戻す］をクリックします。
- 確認画面が表示されるため、問題なければ［設定］をクリックします。
- 対象項目が「未対応」に移動したことを確認します。
以上、操作を完了しました。