概要
[書類]機能は、車両関連の書類をアップロードすると自動でデータ化し、クラウド上で管理できる機能です。書類の種類や車両登録番号などで簡単に検索でき、契約内容や車両情報の確認をスムーズに行えます。
仕様
管理できる書類と項目一覧について
- 管理出来る書類：管理対象の書類
- 対応しているファイル形式：PDF、JPG、PNG、CSV
- CSV形式は、給油・ETCの請求書のみ対応
なお、一度登録した書類を編集することはできません。誤ったデータが登録されていた場合はサポートまでお問い合わせください。
登録した書類の反映時間と処理ステータスについて
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反映時間
- クラウド上に書類を保管：即時反映
- 書類からデータを抽出：反映目安を書類登録画面の上部に表示（※CSV形式のみ1分程度で反映）
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処理ステータス（データ抽出状況）
- 6種類（データ登録済み／データ確認中／データ登録中／データ登録待ち／書類保存のみ／エラー）で表示
※書類保存のみ：データ抽出の対象外であるカテゴリ「その他」の書類やマイカー通勤関連書類を指します。 -
書類種別は、「データ抽出対象」「書類保存のみ」の2種類
- 6種類（データ登録済み／データ確認中／データ登録中／データ登録待ち／書類保存のみ／エラー）で表示
CSVファイルの作成方法について
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対応している書類
- CSVで登録できるのは、給油・ETCの請求書のみです。それ以外の書類をCSVで登録しようとすると、処理ステータスが「エラー」になります。
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ヘッダー名称の変更
- CSVファイルを登録する際は、抽出したいデータ列のヘッダー名称を、下記で指定する名称と完全に一致させてください。下記と一致しないヘッダー名称の列は無視され、取り込まれません。
| 給油 | ETC | |
|---|---|---|
| ヘッダー名称 |
|
|
＜※ 部署名に関する注意点＞
コスト集計は車両マスタに紐づく拠点を基準に行われます。
CSVでご入力いただいた部署名は「書類」の詳細画面から閲覧可能な詳細確認用であり、集計には反映されませんのでご注意ください。
＜給油の具体的な変更例＞
元ファイルのヘッダー名称｜指定のヘッダー名称
- 「事業所名」→「部署名」
- 「数量（リッター数）」→「数量」
- 「ご利用金額」→「税込費用」
- 「内消費税」→「税額」
マイナ免許証、電子車検証について
マイナ免許証をお持ちの方の登録方法
「マイナ免許証読み取りアプリ」から免許証の画像をダウンロードし、登録してください。
マイナ免許証読み取りアプリの使い方はこちら（警察庁 マイナ免許証読み取りアプリ専用サイトへ遷移）
電子車検証をお持ちの方の登録方法
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自動車（お手元の書類で登録完了）
電子車検証をそのまま書類として登録してください。書類の「登録番号」をもとに、有効期限を含む車両情報を外部システムから自動取得します。
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バイク（アプリからPDFダウンロードが必要）
外部システムから情報を自動取得できないため、「車検証閲覧アプリ」からダウンロードした「自動車検査証記録事項（PDF）」を登録してください。
車検証閲覧アプリの使い方はこちら（国土交通省 電子車検証特設サイトへ遷移）
※バイクの書類は、SmartDrive Box Driverからのみ登録が可能です。
操作手順
↓下記のタブを切り替えて各操作方法を確認しましょう。
書類の登録条件
- ファイル数：1回の登録につき最大50ファイルまで
- ファイルサイズ：合計50MBまで
- ファイル形式：PDF、PNG、JPG、CSVに対応
※CSV形式は、給油・ETCの請求書のみ対応しています。
50ファイルを超過する場合、もしくは合計50MBを超過する場合は、2回目以降に分けて登録してください。
多くの書類を一度に登録する際は、ブラウザを途中で閉じたり、更新をしないようにしてください。ブラウザを閉じたり、更新をすると、正常に登録処理が完了しません。登録の進捗は画面上部に表示されます。
- 左側メニュー［書類］をクリックします。
- 画面右下の［新規登録］をクリックします。
- 画面上部の点線枠内にファイルをドラッグ、またはクリックしてファイルを選択してください。
- アップロードしたファイルが画面上に追加されるため、各項目を選択します。
- 個別に設定する場合： 各ファイル横のプルダウンから項目を選択します。
- 一括で設定する場合： 対象の書類にチェックを入れ、画面上部で項目を選択後、［選択した書類を変更する］をクリックします。
- 右下の[ファイル(n)を登録]をクリックします。※()内は登録ファイル数
※1回の登録につき最大50ファイルまでです。超過した場合は、対象ファイル行の[ゴミ箱アイコン]をクリックして調整してください。
以上、操作を完了しました。
注意
書類を削除すると、該当書類に関連する期限情報やコスト管理のデータも同時に削除されます。特にコスト管理では、該当書類に紐づく支出データが消えるため、レポートの金額が減少します。削除後の復旧はできませんのでご注意ください。なお、処理ステータスが「データ登録待ち」の場合は、書類を削除できません。
- 左側メニュー［書類］をクリックします。
- 削除したい書類の該当行の［詳細］をクリックします。
- 画面左下の［書類を削除］をクリックします。
- 注意事項を確認し、［削除］をクリックします。
以上、操作を完了しました。